Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services. Dans cette politique, par « renseignements personnels », nous entendons toutes les informations portant sur une personne physique et qui permet de l’identifier, directement ou indirectement, qui peuvent inclure, sans s’y limiter:

• Des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme un prénom, un nom, adresse, adresse électronique, date de naissance et numéros de téléphone;
• Des informations financières, comme des informations relatives à vos revenus, salaires, autres avantages sociaux, déclarations de revenus, y compris votre numéro d’assurance sociale;
• Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des diplômes d’institutions éducatives, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel ou à l’emploi;
• Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
• Des renseignements et détails relatifs à des services que nous vous avons rendus;
• Des informations qui nous sont fournies par nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de services et qui pourraient, lorsque cela est requis, comprendre des catégories spéciales de renseignements personnels;
• Des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire, d’un passeport, d’une facture d’un service public ou d’une preuve de propriété;
• Tout autre renseignement à caractère personnel vous concernant ou concernant des tiers que vous nous communiquez.

Nous ne recueillons pas de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes relativement aux personnes âgées de moins de 14 ans sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter.

Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, comme suit :

• Lorsque vous faites affaire avec nous ou interagissez avec nous;
• Au cours de la prestation de services que nous vous rendons;
• Indirectement auprès de toute source, y compris, mais sans s’y limiter, les sources spécifiées dans toute entente entre vous ou un agent agissant en votre nom et nous, par exemple :
  • votre (vos) employeur(s) actuel(s) ou passé(s)
  • des institutions financières
  • des agences gouvernementales
  • Vos représentants autorisés, tels que votre conseiller financier, toute personne que vous avez pu donner en référence ou toute autre source nécessaire à la fourniture de nos services.

Les renseignements personnels que nous recueillons ne sont utilisés qu’aux fins indiquées au moment de la collecte ou toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables, notamment pour:

3.1 L’exécution de nos services auprès de nos clients

Nous pouvons, par exemple, utiliser des renseignements personnels pour rendre nos services, pour la conduite de nos affaires, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue avec vous.

Dans le cadre des services professionnels que nous fournissons à nos clients, nous pouvons traiter des renseignements personnels de personnes physiques avec lesquelles nous n’avons pas de relation directe (contractuelle ou autre). Dans ce cas, nous demandons à nos clients de confirmer qu’ils ont le pouvoir de nous fournir les renseignements personnels dans le cadre de la prestation des services et que ces données ont été traitées conformément au droit applicable. 

3.2 Toute activité faisant partie intégrante de l’exploitation de notre firme

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels à des fins ou en relation avec:

• Les demandes de renseignements et communications de gouvernements, d’organismes de réglementation, de tribunaux et d’autorités chargées de l’application de la loi;
• L’ouverture de compte client, administration de la relation client, comptabilité et facturation;
• Le respect de nos obligations légales, réglementaires ou de gestion de risques ainsi que de celles de nos clients et de nos fournisseurs de services;
• La prévention de la fraude;
• Toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables.

3.3 Maintenir une expérience client distinctive

En plus des finalités liées aux opérations de notre cabinet, nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour:

• Communiquer avec vous et vous tenir informé: pour vous envoyer une confirmation de rendez-vous, pour répondre à une question posée, un commentaire ou une demande d’information, pour répondre à votre demande de soumission, pour vous faire parvenir notre infolettre si vous avez accepté de recevoir de telles communications, etc.;
• Effectuer des analyses de données et de recherche, y compris développer et adapter nos produits et services, déterminer l’adéquation de nos produits et services;
• Adapter le contenu de notre site Internet afin que votre expérience soit personnalisée.

Nous nous engageons à ne pas communiquer les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous y consentiez ou que les lois applicables le permettent ou le requièrent. Nous pouvons engager des tiers, y compris des représentants de services et membres de notre réseau, pour traiter les renseignements personnels pour les fins susmentionnées. 

4.1 Communication à des tiers

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des tiers à votre demande ou avec votre accord, notamment à:

• Des prestataires de services tiers qui supportent nos services ou qui fournissent des services en notre nom, tels que l’hébergement et le traitement de données, l’assistance informatique, le service clientèle, le marketing et l’analyse, et d’autres services. Nous ne les autorisons pas à utiliser ou à divulguer les renseignements personnels à leurs propres fins commerciales ou autres;
• Des membres de notre réseau qui rendent des services pour nous dans le cadre des services professionnels que nous vous fournissons;
• Des conseillers professionnels, comme des cabinets d’avocats, des conseillers en fiscalité ou des auditeurs;
• Des assureurs;
• Des organismes de réglementation et autres organismes professionnels;
• Des autorités fiscales, de valeurs mobilières, des agences d’évaluation de crédit;
• Des agences et régulateurs fédéraux ou provinciaux en réponse à un mandat de perquisition, à une ordonnance du tribunal ou à toute autre demande ou enquête que nous estimons valable;
• Toute personne ou organisation, y compris un organisme d’enquête, pour prévenir, détecter ou supprimer des abus financiers, des fraudes ou des activités criminelles, pour protéger nos actifs et nos intérêts, ou pour gérer ou régler toute perte réelle ou potentielle, ou en cas de violation ou de contravention à la loi;
• Tout entreprise dans le cadre d’une réorganisation de notre firme ou d’un autre changement de contrôle de notre firme;
• Tous autres tiers lorsque la législation exige ou autorise une telle divulgation.

Nous veillons à ce que vous compreniez à quelles fins nous utilisons ou nous divulguons vos renseignements personnels. Votre consentement peut être explicite, implicite ou fourni par votre représentant autorisé.

En utilisant notre site Internet ou en nous transmettant vos renseignements personnels, vous consentez à cette politique et à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la sauvegarde de vos renseignements personnels en conformité avec cette politique. Sauf lorsque la loi prévoit autrement, vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou l’utilisation des renseignements recueillis en nous contactant.

Nous suivons les normes qui sont généralement appliquées et reconnues à cet effet, afin d’assurer la protection des renseignements personnels. Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour protéger vos renseignements contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous prenons des mesures pour que seules les personnes autorisées qui ont besoin de connaître les renseignements personnels, ou dont les fonctions exigent raisonnablement de les connaître, y aient accès. Les tiers auxquels sont communiqués des renseignements personnels doivent se conformer aux mesures de sécurité que nous avons instaurées.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont complètement sécuritaires. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez contacter notre Responsable à la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à la rubrique Nous joindre.

Les renseignements personnels sur papier seront totalement déchiquetés et les renseignements numériques seront supprimés des appareils, des serveurs et des outils infonuagiques de manière à ce que les renseignements ne puissent pas être récupérés ou reconstitués.

Une formation régulière sera fournie aux employés sur la procédure de conservation, de destruction et d’anonymisation des renseignements personnels, ainsi que sur les risques liés à la violation de la vie privée. Cela inclut également la sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques de sécurité des données et à l’importance du respect des procédures établies.

Pour votre commodité, nos sites Internet peuvent fournir des liens vers les sites de tiers ou des parties de leurs sites. Nous n’avons aucun contrôle sur le contenu ou le fonctionnement de ces sites ni sur les pratiques des opérateurs de ces sites en matière de confidentialité ou de respect de la vie privée. Par conséquent, tout renseignement personnel que vous soumettez par l’intermédiaire de ces sites est régi par les politiques de confidentialité des sites en question. Il est donc de votre responsabilité de vous renseigner sur leurs politiques de protection des informations qui vous concernent. 

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, vous disposez d’un certain nombre de droits à l’égard de vos renseignements personnels. Sur demande écrite, vous disposez des droits suivants relativement à vos renseignements personnels:

• Accès: vous pouvez être informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et vous pouvez avoir accès à ces renseignements personnels dans un délai raisonnable;
• Rectification: vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, périmés ou inexacts ;
• Retirer votre consentement: vous avez le droit de retirer ou modifier votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables.

Vous avez le droit de déposer une plainte à la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable. 

Pour toute question, préoccupation à l’égard de cette Politique ou au sujet de la protection de vos renseignements personnels, pour exercer vos droits ou déposer une plainte, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes:

Myriam Deslandes
Responsable de la protection des renseignements personnels
myriam@complicecomptable.com

Complice comptable inc.
426, rue Principale
Granby (QC) J2G 2W8

Veuillez fournir suffisamment de détails dans toute correspondance que vous nous adressez pour nous permettre d’identifier les renseignements auxquels vous souhaitez accéder ou que vous souhaitez faire corriger, le cas échéant. Nous vous recommandons de sécuriser vos courriels. Veuillez noter que nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant de répondre à votre demande. 

Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps la présente politique. Toute modification apportée à la politique entrera en vigueur lorsque nous publierons sa version révisée sur notre site Internet. En continuant à interagir avec nous après la publication de la version modifiée, vous acceptez les changements qui y sont apportés.

Nous vous invitons donc à prendre connaissance de cette politique régulièrement afin de demeurer informés de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels. La date figurant au bas de la politique indique la date de sa dernière révision.