Vous possédez un numéro d’entreprise du Québec (NEQ)? Si oui, ces nouvelles obligations du Registraire des entreprises vous concernent!
Afin de lutter contre la fraude et l’évasion fiscale et renforcer la protection du public, les nouvelles obligations visent notamment à transmettre au Registraire des entreprises du Québec (REQ) les informations relatives aux bénéficiaires ultimes pour rendre publique leur identité.
À partir du 31 mars 2023, toute entreprise inscrite au registre des entreprises du Québec à l’obligation de mettre à jour son dossier et d’ajouter les nouveaux renseignements demandés, et ce, avant la fin de la période de production de la déclaration de mise à jour annuelle de l’entreprise.
1. Déclarer les bénéficiaires ultimes
Un bénéficiaire ultime est une personne physique qui détient un droit lui permettant de profiter d’une partie des revenus ou des actifs d’une entreprise ou un droit lui permettant de diriger ou d’influencer les activités d’une telle entreprise. Le REQ demande de déclarer les renseignements suivants :
- Nom, prénom
- Adresse du domicile
- Date de naissance
2. Transmettre une copie des pièces d’identité
Les entreprises doivent fournir une copie d’une pièce d’identité pour chaque administrateur en poste déclaré au registre des entreprises parmi celles-ci :
- Passeport
- Permis de conduire ou d’apprenti conducteur
- Carte d’assurance maladie
- Carte de résident permanent du Canada
- Document d’immigration délivré par le gouvernement du Canada (IMN-1442)
- Pièces d’identité officielles pour les militaires, les policiers ou les diplomates en poste au Canada
- Certificat sécurisé de statut d’indien
- Certificat de naissance du Québec
- Pièces d’identité délivrée par une province canadienne ou un territoire canadien qui comprend une date de naissance
3. Déclarer la date de naissance des personnes physiques inscrites au registraire
La date de naissance (jour, mois et année) de toutes les personnes physiques inscrites au registre des entreprises doit être déclarée au Registraire des entreprises, mais celle-ci ne sera pas publiée au registre ni accessible au public. L’information permettra d’optimiser la fiabilité des renseignements.
4. Déclarer l’adresse professionnelle des personnes physiques inscrites au registre
La déclaration de l’adresse du domicile d’une personne physique (ex. : administrateurs, actionnaires, associés) est obligatoire.
Cependant, si vous souhaitez que l’adresse du domicile d’une personne physique ne soit pas publiée au registre, vous pouvez déclarer son adresse professionnelle si elle en possède une. Il n’est pas possible de fournir une case postale à titre d’adresse professionnelle.
Marche à suivre pour produire une déclaration au moyen des services en ligne
- Accéder au site Internet du Registraire des entreprises au www.registreentreprises.gouv.qc.ca
- Dans l’encadré Mon bureau, cliquez sur Accès.
- Sélectionnez le service d’authentification que vous souhaitez utiliser entre ClicSÉQUR express ou ClicSÉQUR – Entreprises.
ClicSÉQUR express
- Inscrire le NEQ et le code d’accès attribué à l’entreprise. Un code d’accès ClicSÉQUR express est attribué automatiquement à toutes les entreprises inscrites au registre des entreprises.
- Si vous n’avez pas reçu ce code ou si vous l’avez égaré, il est important d’en faire la demande dans les meilleurs délais. Pour ce faire, cliquez sur l’hyperlien Code d’accès perdu ou oublié? Demandez un nouveau code d’accès pour l’entreprise, puis suivez la procédure indiquée.
ClicSÉQUR – Entreprises
- Inscrire votre code d’utilisateur clicSÉQUR – Entreprises et le mot de passe qui lui est associé.
- Si vous n’avez pas de code d’utilisateur ClicSÉQUR – Entreprises et que vous souhaitez en obtenir un, vous devez vous inscrire à ce service à www.clicsequr.entreprises.gouv.qc.ca
4. Dans l’espace sécurisé Mon bureau, sous Liens rapides, cliquez sur Accéder à l’état de renseignements publié au registre afin de vérifier si votre état de renseignements est à jour.
5. Après avoir vérifié l’état de renseignements, sous Liens rapides, cliquez sur Produire une déclaration de mise à jour annuelle.