Toute entreprise du Québec comptant au moins un travailleur (à l’exception des administrateurs) doit être inscrite à la CNESST et doit transmettre annuellement la Déclaration des salaires afin de calculer la prime d’assurance, et ce, même si elle n’a pas versé de salaire durant l’année.
Après avoir reçu la déclaration, la CNESST comparera le total des versements effectués pour l’année avec les salaires qui ont été déclarés puis un avis de cotisation sera transmis à l’employeur. Si le total des versements déclarés est inférieur au montant attendu, une pénalité pour versements insuffisants de 15 % sera imposée sur l’écart.
La Déclaration doit être transmise avant le 15 mars, et ce, même si vous n’avez pas versé de salaire pendant l’année.
Quatre options s’offrent à vous pour la déclaration :
1. Déclaration en ligne par Mon Espace CNESST
Vous pouvez produire votre déclaration des salaires directement à partir de Mon Espace CNESST.
2. Déléguer la déclaration en ligne à votre comptable
Si vous aviez la mauvaise habitude de donner votre propre accès à votre comptable pour qu’il fasse la Déclaration des salaires pour vous, sachez que l’authentification à deux facteurs a fait son apparition dans Mon Espace CNESST pour plus de sécurité et empêcher cette façon de faire.
La bonne façon de déléguer l’accès à votre comptable est la suivante :
- Dans votre espace CNESST, dans le menu à droite, Services en ligne, vous trouverez l’option déléguer la saisie de ma Déclaration des salaires sous Déclaration des salaires.
- Générer le code d’utilisateur et le transmettre par courriel à votre complice en comptabilité. Celui-ci aura donc seulement accès à produire votre Déclaration des salaires, sans accès au reste du dossier. Le processus de délégation est à refaire chaque année.
3. Déclaration avec les codes d’accès reçus par la poste
Vous pouvez produire votre déclaration des salaires en ligne sans passer par Mon Espace CNESST. Utilisez simplement les codes d’accès qui vous ont été envoyés par la poste. Si vous faites remplir votre déclaration par une personne externe, assurez-vous de lui transmettre ces codes d’accès. Vous devez conserver ces codes. Ils vous permettront d’accéder à votre déclaration des salaires en ligne durant toute l’année.
4. Déclaration par formulaire papier
Pour obtenir un exemplaire papier à transmettre par télécopieur ou par la poste, appelez la CNESST au 1 844 838-0808. Le formulaire n’est pas disponible en format PDF sur le site Web de la CNESST.
Pour consulter le guide de la déclaration des salaires:
