🎁Événements d’entreprise et cadeaux aux employés: les règles fiscales à connaître pour passer de belles fêtes!
Les événements d’entreprise et les cadeaux aux employés sont d’excellentes façons de remercier votre équipe, de renforcer le sentiment d’appartenance et de maintenir un bon climat de travail.
La bonne nouvelle? Lorsqu’ils sont bien organisés, plusieurs événements d’entreprise et cadeaux aux employés bénéficient d’un traitement fiscal avantageux. Encore faut-il connaître les règles avant de réserver la salle ou de commander les cadeaux!
Événements d’entreprise : quand est-ce déductible à 100%?
En règle générale, les repas et les frais de divertissement sont seulement déductibles à 50%.
Toutefois, les autorités fiscales prévoient une exception intéressante pour certaines activités sociales organisées pour les employés.
Concrètement, lorsqu’un événement est offert à l’ensemble des employés d’un établissement, les dépenses peuvent généralement être déductibles à 100% plutôt qu’à 50 %. Cette règle peut viser jusqu’à six événements semblables par année. Le party de Noël est l’exemple le plus connu, mais les mêmes principes peuvent également s’appliquer à :
- un BBQ estival;
- une activité de consolidation d’équipe;
- une sortie sportive;
- une journée familiale;
- une activité de reconnaissance.
Le point le plus important à retenir? L’activité doit être offerte à tous les employés concernés. Un souper réservé uniquement aux actionnaires ou à l’équipe de direction ne bénéficiera pas du même traitement fiscal.
Quand un événement devient-il imposable pour les employés?
Même si une dépense est déductible pour l’entreprise, elle peut parfois devenir un avantage imposable pour les employés.
Pour les activités sociales ouvertes à l’ensemble du personnel, l’ARC permet généralement d’éviter cet avantage imposable lorsque le coût total demeure à 150 $ ou moins par personne, taxes, pourboires et frais inclus.
Ce calcul inclut notamment :
- le repas;
- les boissons;
- la location de salle;
- l’animation;
- les taxes;
- les pourboires.
Si des conjoints participent à l’activité, ils sont généralement inclus dans le calcul du coût par participant.
Autrement dit, votre party de Noël peut être entièrement agréable… jusqu’au moment où le budget dépasse les limites et crée un avantage imposable inattendu!
Cadeaux aux employés : la règle du 500 $
Les cadeaux remis aux employés ne sont pas automatiquement imposables.
Les autorités fiscales permettent généralement aux employeurs d’offrir jusqu’à 500 $ de cadeaux non monétaires par année sans créer d’avantage imposable pour un employé.
Ce plafond annuel inclut l’ensemble des cadeaux admissibles remis durant l’année, et non seulement les cadeaux de Noël.
Par exemple :
- cadeau d’anniversaire;
- cadeau soulignant une naissance;
- panier des Fêtes;
- billet de spectacle;
- bouteille de vin;
- article électronique.
C’est la valeur totale des cadeaux qui est prise en compte.
À l’inverse, l’argent comptant demeure imposable dès le premier dollar.
Les cartes-cadeaux sont-elles imposables?
Pas nécessairement.
👉 Concrètement, une carte-cadeau de 100$ chez un détaillant précis pourrait être admissible au plafond annuel de 500$ non imposable applicable aux cadeaux non monétaires lorsqu’elle respecte les conditions requises soit:
- avoir une valeur fixe;
- ne pas être convertible en argent;
- être utilisable auprès d’un commerçant déterminé ou d’un groupe déterminé de commerçants;
- être documentées dans les registres de l’employeur.
👉 À l’inverse, une carte Visa ou Mastercard prépayée de 100$ peut généralement être utilisée presque partout, exactement comme de l’argent comptant. Les autorités fiscales la considèrent donc comme une forme de quasi-espèce plutôt que comme un véritable cadeau et donc comme un avantage imposable dès le premier dollar, au même titre qu’un bonus en argent.
Par conséquent, une carte-cadeau d’un commerce précis peut bénéficier d’un traitement fiscal plus avantageux qu’une carte prépayée Visa ou Mastercard.
Cette distinction est importante, car elle a des conséquences tant pour l’employeur que pour l’employé. L’employeur pourrait devoir inclure la valeur de la carte dans la paie et effectuer les retenues applicables, tandis que l’employé verra cet avantage ajouté à son revenu imposable. Autrement dit, une carte prépayée peut sembler plus flexible… mais elle est souvent beaucoup moins avantageuse sur le plan fiscal!
Une particularité intéressante au Québec
Au fédéral, les cadeaux et récompenses sont généralement regroupés dans un même plafond administratif. Au Québec, Revenu Québec fait une distinction entre les cadeaux et les récompenses non monétaires et applique un plafond distinct de 500 $ à chacun. Cette nuance peut être avantageuse dans certaines situations.
TPS, TVQ et erreurs à éviter
Une autre question revient souvent :
Peut-on récupérer la TPS et la TVQ sur ces dépenses?
La réponse est souvent oui, mais elle dépend notamment du traitement fiscal de la dépense. Dans plusieurs situations, les entreprises inscrites aux fichiers de la TPS et de la TVQ peuvent récupérer les taxes payées.
Cependant, les règles relatives aux taxes suivent généralement celles de la déductibilité de la dépense.
Par exemple :
- Si votre activité pour employés est admissible à la déduction de 100 %, comme un party de Noël ou un BBQ offert à l’ensemble des employés, les taxes sont généralement récupérables en totalité.
- Si la dépense est soumise à la règle habituelle de 50 % applicable aux repas et divertissements, les remboursements de taxes sont également limités à 50%.
Autrement dit, l’analyse de la TPS et de la TVQ commence souvent par une autre question :
La dépense est-elle admissible à 100 % ou seulement à 50 %?
Comme toujours, conservez soigneusement :
- les factures détaillées;
- les preuves de paiement;
- la liste des participants;
- le registre des cadeaux remis aux employés.
Ces documents seront précieux pour justifier à la fois vos déductions fiscales et la récupération des taxes en cas de vérification.
Événements d’entreprise : les erreurs fréquentes
Les erreurs que nous voyons le plus souvent sont :
- offrir de l’argent plutôt qu’un cadeau admissible;
- oublier les taxes et les pourboires dans le calcul du 150 $;
- ne pas suivre la valeur cumulative des cadeaux durant l’année;
- perdre les pièces justificatives;
- organiser des activités réservées à un groupe restreint d’employés.
En résumé
Les événements d’entreprise et cadeaux aux employés peuvent être beaucoup plus avantageux fiscalement qu’on le croit.
Avant d’organiser votre prochain événement, prenez quelques minutes pour valider les impacts fiscaux. Une bonne planification permet non seulement de remercier votre équipe, mais aussi d’éviter les mauvaises surprises lors de la préparation des T4, des relevés 1 et des déclarations de TPS et de TVQ.
Après tout, votre personnel devrait se souvenir du bon repas, du cadeau ou de l’activité de l’année… pas d’un avantage imposable découvert quelques mois plus tard! 😉
Avis important : Cet article présente une information générale à des fins éducatives seulement. Les règles fiscales évoluent et leur application dépend toujours des faits propres à chaque entreprise. Avant de prendre une décision fiscale ou comptable, consultez un professionnel afin d’obtenir un avis adapté à votre situation.